В этом посте я расскажу о подготовке к Next Bank Europe и некоторых технических моментах, которые сделали конференцию классной.

За последние три года я посетил много мероприятий, больших и маленьких, от Минска до Сингапура. В среднем получалось по 15-20 выступлений в год. В основном это – банковские конференции, немного розничных конференций и других мероприятий. Конференция Next Bank Europe в Риме стала самой интересной для меня. Это, конечно, благодаря многим моментам, в том числе тому, кем и как было организовано мероприятие.

С Робом Финдли (Rob Findlay) я познакомился, изучая дизайн банков в Сингапуре. В прошлом Роб работал в крупнейшем банке NAB (Австралия) Директором по потребительскому опыту и инновациям, потом в OCBC (Сингапур) в качестве Head of Customer Culture, Head of Customer Experience. Есть же у них такие департаменты! C 2007 по 2012 Роб был активным блогером, являясь супер-экспертом в потребительском опыте, его сайт — TheBankChannel.com . В 2011 Роб создал проект Next Bank , решил организовать конференцию, непохожую на любые другие банковские конференции с галстуками и пакетами с рекламными материалами, усыпляющими презентациями, спонсорами, прикидывающимися спикерами.

Идея формата Next Bank в том, что конференция должна радикально отличаться от традиционных мероприятий. В качестве спикеров подбираются люди, которые уже известны в кругах профессионалов. Это — банкиры с разных рынков, консультанты, представители поставщиков решений и разработчиков, блоггеры и т.д. Короче, люди, которые знают и видят индустрию с разных сторон. Поверьте, блоггер №1 в финансах, который пишет по одному посту в день на протяжении нескольких лет, знает про банкинг больше, чем многие опытные банкиры.

К спикерам было железное требование: никакого PR. Спикер может лишь во время представления упомянуть название и профиль компании. Предполагается, что люди или компании и так должны быть известные, не требующие долгих рассказов о себе. На слайдах не должно быть логотипов, никакого промо. Это правило было соблюдено всеми.

Обычно организаторы конференций начинают делать промо за несколько месяцев. В случае с NBE, с момента первой рассылки до конференции не прошло и полутора месяцев. Все делалось очень оперативно, я бы сказал, по-сингапурски. Мы с Робом договорились о моем выступлении в течение 15 минут. Это — время между первым письмом с предложением и появлением моего имени в программе конференции на сайте. Обычно такие вещи решаются неделями, программы перетряхиваются, что-то сдвигается, часть спикеров не доезжает… Программа NBE была сделана за неделю и никаких сдвигов или замены спикеров не было. Кто-то должен был прилететь из США, кто-то из Европы, Австралии, Сингапура. Вице-президенты банков, как известно, занятые люди. Для меня осталось загадкой то, как организаторы смогли так быстро и эффективно со всеми договориться.

Еще одно требование к докладам – как можно меньшее количество текстовой информации на слайдах. Презентации должны быть эмоциональными и захватывающими, не «чтением с листа». Кстати, в итоге ни один спикер не пользовался шпаргалками, смартфонами или таблетами для подсказок. Никто не выступал стоя за трибуной.

День был разделен на четыре тематичесих секций, в каждой по 3-4 доклада. Первый – ключевой продолжительностью 40 минут, остальные – по 20 минут. В последний год я заметил, что организаторы конференций бодренько перешли на нарезание времени на кусочки по 15 минут. Очень неудачный подход: в 15 минут практически невозможно вложиться даже с одной идеей, еще показав кейс, раскрыв тему. Этого времени достаточно только для тех, кто пытается что-то продать. В итоге, в 90% случаев происходит затягивание, кто-то говорит полчаса, кому-то последнему не хватает времени, обед сдвигается, кофе-брейки, так ценные для нетворкинга сокращаются. К тому же, 15-минутные доклады образуют кашу в головах участников, концентрацию на теме сессии создать невозможно. На NBE первый 40-минутный доклад в начале каждой сессии как раз задавал тематику и акцент, остальные «по 20 минут» — минимально достаточное время. После каждого выступления было по пару вопросов из зала или от ведущего, а после каждой сессии 15-20 минут панельной дискуссии, когда зал задает вопросы, а спикеры по очереди отвечают сидя на сцене.

На СНГ-шных конференциях, и на многих международных тоже, у организаторов есть привычка просить деньги у спикеров за выступление. Спикеров путают со спонсорами. У IDNT позиция принципиальная — денег за участие не платить, т.к. на конференциях мы делимся опытом, создаем контент мероприятия. Платить еще за то, чтобы тебя слушали – это глупо и неуважительно. Но некоторые конференции просят денег. В результате кто-то соглашается и потом делает откровенно продажные презентации (имея право). Для участников такая «скрытая реклама» только отбивает желание слушать, тем более платить за вход по $1000 и больше. На правильных конференциях, где спикеры подбираются по уровню и уникальности экспертизы, деньги платят спонсоры и слушатели.

Мне нереально повезло с коллегами по сессии. Первым выступал директор IDEO – компании #1 по созданию потребительского опыта, дизайна, процессов. Потом вице-президент по дизайну сингапурского банка OCBC, который задает лучшие образцы дизайна сегодня в мире банков. В панельной дискуссии участвовал еще большой человек из Microsoft.

Вход на NBE стоил всего лишь 300 евро. Даже в Украине любая конференция стоит дороже. К слову, в Сингапуре 2-х дневная конференция стоила около $600 – уникально низкая цена. Хотя, для посетителей подобных конференций стоимость участия не является значимой, такой подход демонстрирует ориентацию мероприятия на расширения знаний, а не на простое зарабатывание «на билетах». Конечно, это возможно только в том случае, если спикеры именитые. Иначе, низкая цена будет ассоциироваться с плохим качеством.

У конференции был один большой и главный спонсор – Micrоsoft и несколько маленьких спонсоров — стартапов. Формат предполагал 30-минутные блоки между сессиями, в которых 3 стартапа в течение 10 минут каждый могли делать все что хотели. В результате, весь «спонсорский замес» выглядел привлекательно даже, и почти никто не уходил с этих блоков. Стартапы могли использовать любую технику, старались от души развлекать участников. Спонсорами сингапурской конференции были Visa, Google, HP. Как видим, организаторы справляются с привлечением действительно серьезных брендов. Это позволяет делать яркие события.

Как только я попал в команду спикеров NBE, сразу начал рекомендовать знакомым банкирам и экспертам посетить конференцию. Тут сказалось, что наши люди не привыкли принимать решения быстро. К конференциям готовятся за полгода, согласовывают бюджеты, носят по этажам служебки. Из Украины, России и Беларуси в Рим приехало 10 человек. Это тоже неплохо, но могло бы быть в два раза больше. Некоторые просто не успели оформить визы и согласовать с начальством. На конференцию в Сингапур при такой же моей активности приехал один человек из СНГ – из Киргизстана:)

Отдельно можно рассказать про организацию зала. Организаторы стараются подбирать помещения неординарные. Например, сингапурская конференция проходила в музее дизайна. В Риме Майкрософт настоял на большом отеле Marriott, привычном для обычных конференций.

В компенсацию к длинным коридорам от лифта к номеру, большой отель имеет большую территорию для прогулок.

Еще «+» Марриотту за их бренд постельного белья, подушек и пр. Реально за два часа высыпаешься, как за пять.

Несмотря на стандартно-деловой конференц-зал, организаторам удалось создать необычную атмосферу.

Так все выглядело ночью перед конференцией.

Утром поживее.

Последние проверки и указания.

Теперь все готово!

Участники начинают собираться.

Вот и начало! Роб Финдли говорит о проекте Next Bank, приветствует гостей и передает слово первому спикеру – Бретту Кингу.

В зале был построен подиум, чтобы спикеры могли двигаться.

Действительно большой и яркий экран.

Приглушенный свет в зале и яркое освещение сцены. Первую минуту привыкал к прожекторам, которые светили в лицо.

Под сценой было установлено два экрана, видные только выступающему. На одном из них показывалась презентация, то же что на главном экране. На втором экране, часы с обратным отсчетом. Время выставлялось для каждого спикера.

Благодаря этой простой детали все было в тайминге. Лишь раз был допущен 10-минутный залет, который отбился как-то сам собой. Как спикер могу сказать, что это – потрясающе удобный способ быть в рамках, когда видишь оставшееся время и можешь заранее подкорректировать темп, а не когда тебе показывают на пальцах «2 минуты», а осталось еще полторы тысячи слайдов и 24 кейса.

Районный рок-концерт мог позавидовать количеству аппаратуры, которая использовалась. Продумано было все до мелочей.

Спикеры в 8 утра отдали презентации, проверили работоспособность. Я заранее предупреждал, что в файле есть видео, которое должно запуститься со звуком. В итоге что-то там не запустилось сразу, но люди на пульте в одну секунду сориентировались и включили. Все презентации запускались с «центра управления полетами».

У спикера были лишь пульт для переключения слайдов и радиомикрофон. На наших конференциях часто бывает, что спикеру очень хочется подключить к проектору именно свой новый «мак» и показывать с него, а аудитории приходится ждать, пока кто-то сбегает в магазин за переходником.

Свет в зале был по-волшебному приглушен.

Большой зал был разделен на две сообщающиеся части – с приглушенным светом для конференции и вторая половина для кофе и кейтеринга. В этой же части зала были организованы экспозиции спонсоров, места для общения.

Можно было передвигаться, не хлопая дверями. Народ мало ходил, но было ощущение свободы. Захотел – пошел прямо во время чьего-то выступления сходил за кофе и печенюшками. Во время спонсорских демо-сессий некоторые (в том числе я) себе это позволяли. Кофеварка стояла в максимально удаленном месте и не мешала звуком.

Помните как выглядит программа конференций? Это – несколько листов А4, которые участники теребят каждые 15 минут в поисках, кто же следующий. На NBE программа была прямо на бедже, обозначены сессии и спикеры. К беджику прилагалась флешка с презентациями спонсоров. Все, никаких пакетов и «полиграфийки»!

В следующем посте я расскажу о закулисном общении спикеров.